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【時短】超便利!パワポのクイックアクセスツールバー表示!|おすすめ設定紹介

資料を作成する際にこんな悩みありませんか?

・パワポの機能がたくさんあって使いたい操作がどこにあったか忘れちゃう。
・なんども同じ操作をやり直すのがめんどくさい
・ボタン一つで操作できる方法はないのかな?

このような問題を解決する方法に

クイックアクセスツールバーがあります。

通常の操作によっては何回も項目をクリックしないとお目当ての操作が行えないことがあります。

その操作に10秒要するとして、1回の資料作成に10回繰り返すとなると100秒。

1年に100回資料作成するとしたら、なんと170分も操作をするための時間を消費することになります。

これでは時間がもったいないですよね。

今回紹介するクイックアクセスツールバーを使うことで、良く使う機能はツールバーとしてトップに表示させ、ワンクリックで目的の操作を行うことができるようになります。

時間半減。かなりの時短になります。

この記事では実際のパワーポイントの画面でクイックアクセスツールバーの設定方法と、おすすめのコマンドを紹介します。

記事を読み終えると、資料作成の時間が短くなり、プレゼンであれば

  • 見直しの時間を増やせる
  • 上司の確認時間を増やせる

そのことによってよりブラッシュアップされたプレゼン資料を作成することができ

成約に結びつく確率があがり・上司からの評価にもつながります。

ぜひクイックアクセスツールバーを利用してサクッと資料を完成させちゃいましょう。

とっても時短になります。
よく使う操作はクイックアクセスツールバーに表示させましょう。

時短術としては他に『ショートカットキー』があります。

ショートカットキーのおすすめは【爆速30選】パワーポイントのおすすめショートカット一覧!画像つき解説で紹介しています。

合わせて覚えると資料作成の時間を大幅に短縮することができます。

目次

クイックアクセスツールバーのメリット

クイックアクセスツールバーで時短

クイックアクセスツールバーを設定することのメリットは大きく2つ

  1. 時短できる
  2. 使うべき機能を使う回数が増える

時短できる

クイックアクセスツールバーはよく使う操作を、トップ画面に置いておくことができるのでワンクリックで使えます。

操作によっては、階層の奥深くにあり何度もクリックしないとたどりつかないものがあります。

例えば「配置」機能ですが

オブジェクトを「左揃え」にしたい場合

通常であれば

「ホーム」→「配置」→「配置」→「左揃え」 4回クリック → 5秒

クイックアクセスツールバーを使用すれば

「左揃え」1回クリック → 0.5秒

これだけ速くなります。

1回で速くなる時間は数秒ではありますが、何度も行う操作なので積み重なればばかにはできません。

作業を効率的にこなし、時短したい方には必須の機能です。

・最初に1回設定すれば何度も使える。
・設定しないと損です。

使うべき機能を使う回数が増える

資料をデザインする際に、見栄えを考えてやっておくべき操作などがあります。

例えば先程も例にでた「左揃え」

スライドの基本原則として、中央揃え・右揃えではなく、左揃えにすると統一感が出て

資料の読みやすさがでます。

理由としては人の視線誘導の原理がありますが、長くなってしまうので割愛させていただきます。

【Zの法則・Fの法則】見やすいスライド作成には視線誘導必須!|法則・デザイン興味のあるかたはこちらの記事を読んで下さい。

このやっておくべき操作をクイックアクセスツールバーに入れ込むことで

  • 目に入る
  • すぐできるからやってみる

となり、デザインを整えるという工程の抜けがなくなります。

やっておくべき操作もクイックアクセスツールバーに入れ込んじゃいましょう。

クイックアクセスツールバーの設定方法

クイックアクセスツールバーの設定は簡単に行なえます。

よく使うコマンドは追加していきましょう。

方法は2種類

  1. 追加したい操作から直接追加する
  2. コマンド一覧から追加する

追加したい操作から直接追加する

追加したい操作から直接クイックアクセスツールバーに追加することができます。

例として「テキストボックス」を追加していきます。

追加方法

クイックアクセスツールバーに追加

追加したいコマンドを右クリック→「クイックアクセスツールバーに追加」

追加されたか確認

上部のツールバーに追加されます。

簡単にできますね。

コマンド一覧から追加する

操作から追加する以外に、コマンド一覧から複数の操作を一度に追加することもできます。

追加したいコマンドが複数ある場合はこちらの方法がおすすめです。

追加方法

ファイルを選択

「ファイル」から

オプションを選択

一番したにある「オプション」を選択

クイックアクセスツールバーを選択

「クイックアクセスツールバー」を選択

クイックアクセスツールバーの設定方法

左側から追加したいコマンドを選択。

右側がクイックアクセスツールバーに表示されるコマンドです。

順番の入れ替えも可能。

一番上に移動するとツールバーでは一番左側に表示されます。

使用頻度の高い順番に並びかえましょう。

実際の表示確認

実際に表示されているか確認。

クイックアクセスツールバー削除の方法

クイックアクセスツールバーの削除

削除は簡単。クイックアクセスツールバー上で右クリックし、「クイックアクセスツールバーから削除)」を選択。

クイックアクセスツールバー表示位置の変更

クイックアクセスツールバーの表示位置の変更

クイックアクセスツールバーで右クリックして「クイックアクセスツールバーをリボンの下に表示」を選択

すると

クイックアクセスツールバーを下部に配置

下部に移動しました。

下部のほうがマウスの移動距離が短くなるのでさらに時間短縮につながります。

好みに応じて場所を変更してみて下さい。

消えてしまったときの対処方法

  • あれ?クイックアクセスツールバーがない。
  • ツールの一部がなくなってしまった。

というときは

  • ツールバーを下部に移動してしまっている。
  • 誤って削除ボタンを押してしまった。

が考えられます。

再度、直接操作から追加するか、「ファイル」の「オブションの一覧」から追加するようにしましょう。

設定したいおすすめクイックアクセスツールバー

パワーポイントを操作する上でクイックアクセスツールバーに置いておくと作業効率が上がります。

置いておくべきおすすめを紹介します。

おすすめ

おすすめクイックアクセスツールバー
  • 配置
  • テキストボックス
  • 図形
  • 最前面・最背面
  • 図形の枠線
  • 図形の塗りつぶし
  • 文字の塗りつぶし
  • 行間
  • オブジェクトの回転

配置

配置機能はオブジェクトを左揃えや中央揃えにしたりと、整列させる際に使用する操作です。

デザインを整える上で頻回に使用するのでおすすめです。

場所

配置の場所説明

ややこしいですが「配置」の中の「配置」です。

配置の種類説明

左揃えや中央揃えなどさまざまな揃え方ができます。

左揃えが最も使用頻度が多いですが、その他の揃え方もするかたは「配置」をツールバーに設置しておきましょう。

配置機能の使い方に関しては【デザイン原則】パワーポイント見やすい文字レイアウトのコツ|揃える、間隔空けるで詳しく解説しています。

デザイン整える上で配置機能は必須です。

テキストボックス

スライド上に文字を入力したいときは「テキストボックス」を配置しますね。

テキストボックスはショートカットキーがありません。

何度も使う操作なので、クイックアクセスツールバーに配置しておきましょう。

場所

テキストボックスの場所説明

「挿入」→「テキストボックス」 横書きテキストを配置しておきましょう。

テキストボックスのデザインの変更は【見やすさ2倍】パワポテキストボックスの行間・枠・色のデザイン整えるコツ6選で詳しく解説しています。

図形

パワーポイントでは図形は必ずといっていいほど使用しますね。

追加しておきましょう。

場所

図形の場所説明

「挿入」→「図形」

図形の種類

すぐに様々な図形を選択して使用することができます。

図形の中でもよく使うのが矢印。

【極矢印デザイン】パワーポイントで矢印図形を使いこなすコツ|作成方法9種解説!で紹介しています。

最前面・最背面

オブジェクトを最前面・最背面に移動する操作

図形とテキストを重ねた際に、前面に配置したいテキストが下に入ってしまった

というときに一発で前面にもってこれます。

意外に使用頻度が高い操作なのでおすすめです。

場所

配置の場所説明

「ホーム」→「配置」

最前面・最背面の場所説明

「最前面へ移動」「最背面へ移動」

図形の枠線

図形やテキストボックスの枠をつけたり、色を変更したり、太さを変える際に使用します。

図形とともに必ず使用しますね。

場所

図形の枠線の場所説明

オブジェクトを選択してから「図形の書式」→「図形の枠線」

図形の塗りつぶし

枠線と同様に図形を配置した際に使用します。追加しておきましょう。

場所

図形の塗りつぶしの場所説明

「図形の書式」→「図形の塗りつぶし」

見やすい図形の作り方は【伝わる】パワーポイントオシャレ図形にするコツ8選|正しい塗り・囲み、形、角丸で解説しています。

文字の塗りつぶし

文字色を変更する操作。強調したい部分は文字色を変更するので、良く使います。

場所

文字の塗りつぶしの場所説明

「図形の書式」→「文字の塗りつぶし」

文字の強調方法は【パッとわかる】パワーポイントで見やすい文字にする加工方法5選|作り方解説!で紹介しています。

行間

パワーポイントの初期設定だと行間が狭く、少々見にくいです。

なので行間を広げる操作も頻回に使います。

場所

行間の場所説明

「ホーム」→「行間」

適切な行間はどれくらい?気になった方は【デザイン原則】パワーポイント見やすい文字レイアウトのコツ|揃える、間隔空けるで詳しく解説。

オブジェクトの回転

イラストや矢印を配置した際に、左右反転させたいな。というときに使用する操作。

なにげに良く使いますね。

場所

オブジェクト回転の場所説明

まとめ

クイックアクセスツールバーは最初にひと手間必要ですが、一度設定してしまえばその後何百回も役に立ちます。

10秒必要なものが、1秒でできてしまうものもあります。

使用頻度の高いものはクイックアクセスツールバーに入れこんでおきましょう。

おすすめは

  • 配置
  • テキストボックス
  • 図形
  • 最前面・最背面
  • 図形の枠線
  • 図形の塗りつぶし
  • 文字の塗りつぶし
  • 行間
  • オブジェクトの回転

資料作成時間を短縮することで、プレゼン資料の見直しや上司にチェックしてもらう時間をつくることもできます。

その結果、洗練された資料となり、上司からの評価のアップにつながりますね。

ぜひ実践してみましょう。


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