プレゼン資料で図解作成。こんな悩みありませんか？
・図解したいけどやり方がわからない。
・どういう図形を使えば良いかわからない。
・イメージではできてるけど操作がわからない。
このような悩みありますよね。
パワーポイントは読む資料ではなく、見る資料です。
なので文章だけスライドは、興味を失い聴いてもらえなくなることもあります。
今回紹介する図解パターンを知っておくと。
この文章はこの図解にあてはめれるのでは？
図解にするとわかりやすくなりそう。
と図解作成のきっかけとなります。
この記事では図解を作成することのメリットと、パワーポイントでできる図解パターン12選を実際の作成方法を踏まえて紹介させていただきます。
パワーポイントでは『スマートアート』という機能に図解のテンプレートが準備されています。有効な活用方法も紹介。
記事を読み終えると、図解スライドを簡単に作れるようになり、文章だけでつまらない・興味を持たれないスライドから、わかりやすい・聴いてみたいスライドに変わります。
伝わるスライドになれば、営業であれば成約アップにつながり、上司への企画書であれば企画が通りやすくなり、職場での評価が上がります。
図解を使いこなし、できるビジネスマンになっていきましょう。
・図解にすることで
読ませるから見せる。
・わかりやすいスライドに。
図解を作成する際はテンプレートの活用もおすすめ。
あてはめるだけで簡単に図解作成が可能。
プレゼン資料用とTwitter投稿用があります。
無料でもお使いいただけるので興味のあるかたはご覧になってください。
図解のメリット
図解を作成することのメリットとしては大きく2つ
- 複雑な情報をわかりやすく伝えることができる
- プレゼンがしやすくなる
1.複雑な情報をわかりやすく伝えることができる
図解にすることで複雑な情報もわかりやすくなります。
理由としては
- 図解をすることで文章が減る
- 関係性がわかりやすくなる
この2点によって、文章だけでは伝わりにくい内容をわかりやすく伝えることができるようになります。
図解をすることで文章が減る
文章で表現していたものを図解に置き換えることで文章量が減ります。
プレゼンテーションは読む資料ではなく、見る資料なので文章量をなるべく減らすのが基本です。
文章を減らし視覚情報を増やすことで瞬時に理解できるスライドになります。
一例を紹介します。
悪い例｜文章量が多い
パンフレットの片隅のアクセス情報でよく見かけますね。文章だけで理解するのは難しい。
良い例｜図解にする
一目瞭然！文章は最低限の乗り場と行き先のみ。図解にすることで、理解しやすくなりますね。
関係性がわかりやすくなる
図解にすることで、要素の関係性がわかりやすくなります。
例えば
悪い例｜文章のみ
- 被保険者は〇〇市へ保険料を支払い、〇〇市から要介護認定を受ける。
- 被保険者は介護サービス事業者へ自己負担額を支払いサービス提供を受ける。
- 介護サービス事業者は〇〇市へ請求を行い、〇〇市は介護サービス事業者へ支払いを行う。
文章だけだと、頭に入ってこないですね。
登場人物が多く、関係性がつかみにくいです。
良い例｜図解
３者の関係性がよくわかります。
文章で説明するより、図解をふまえて説明されるほうが理解できそうですね。
文章だけ読んでわかりにくいなと思った時は
一度図解に直せないかを考えましょう。
2.プレゼンがしやすくなる
プレゼンを「話す」に重点をおくと
- 体調が悪い
- 緊張している
などによって全く伝わらないプレゼンになってしまうことがあります。
一方で図解にしておけばプレゼンをする側も
図解に沿って説明していけば良いので、その日の調子は関係ありません。
図を説明していくので、
「ただ文章を読んでいてつまらない」
を防ぐこともできます。
話すことが苦手・プレゼンに慣れていないという人こそ図解を使っていくと良いですね。
図解はプレゼンター側にもやさしい。
図解デザインの注意点
図解を作成する上での注意点が2点あります。
ここだけ注意して作成すれば、見やすい図解になります。
以下のことはしてはいけません
- 塗りと枠両方を使ってしまう
- 楕円を使ってしまう
1.塗りと枠両方を使ってしまう
図解を作成する際に強調したいばかりに図形に塗りと枠両方をつけてしまう方がいます。
塗りと枠両方だと、ごちゃごちゃした印象を与え、結果として見にくくなってしまいます。
塗りなら基本塗りのみ、枠なら基本枠のみ
にしましょう。
悪い例｜塗りと枠両方使用
塗りと枠のオンパレード。ごちゃごちゃして見にくいですね。
良い例｜枠のみ
枠のみにしたスライド。スッキリとした印象ですね。
塗りと枠の使い方は【伝わる】パワーポイントオシャレ図形にするコツ8選｜正しい塗り・囲み、形、角丸で解説しています。
伝えたいがためにごちゃつかせてしまうことも。
装飾は最小限にしましょう。
2.楕円を使わない
図解作成時に楕円を使う方も多いですが
楕円は不格好であり、大きさを変えると縦横比が変わりやすく見た目が悪くなりやすいです。
基本的に使わないようにしましょう。
サイズを変えると、違う形の図形に見える
悪い例｜楕円のみの配置
楕円で構成すると間の抜けた感じになる。
テキストと図形の間の余白も少なくデザイン的に悪い。
良い例｜四角のみ
四角や丸で構成するのが無難
・楕円はついつい使いがち。
・不格好な図形なので
基本使わないように。
・四角・丸で作成しましょう。
図解パターンの分類は３つ
図解のパターンは大きく分類すると３種類
- 関係
- 状態・構造
- 変化
図解を作成する際はスライドの目的が①関係②状態・構造③変化のどれにあてはまるかを考えてパターンにあてはめると作成しやすくなります。
具体的に見ていきましょう。
1.関係
グループのつながりや、敵対関係、位置づけなどを表現する際に使用します。
図解パターンとしては関係性、対立・交換、位置関係があてはまります。
2.状態・構造
グループの共通点を表現したり、上下の状態を表現したり、各グループを整理したいときに使用します。
図解パターンとしては表・整理、共通点、上下、ツリー
3.変化
物事が循環する様子や、ステップアップする様子、フローを表現したいときに使用します。
図解パターンとしてはプロセス、循環、ステップ
| 大分類 | 小分類 |
|---|---|
| 関係 | 関係性 対立・交換 位置関係 |
| 状態・構造 | 表・整理 共通点 上下 ツリー |
| 変化 | プロセス 循環 ステップ |
・まずは関係、状態・構造
変化どれかを考える
・決まったらパターンに
落とし込みましょう。
図解パターン10選と作り方｜スマートアート活用
それぞれの図解パターンの作成方法を紹介していきます。
図解は図形＋矢印・線で構成されます。
自分で作成することもできますが
パワーポイントには「スマートアート」があり、テンプレートにあてはめて図解作成ができます。
今回は「スマートアート」から作成したものも多くありますので紹介させていただきます。
関係の図解パターン｜関係性・対立交換・位置関係
因果関係図
- 原因と結果
最もシンプルな図解ですね。原因と結果。考察から結論に導くときに使えます。
図形を配置し、結果につながることがわかるよう矢印を設置
作成方法
四角図形を配置し、矢印で結果に結びつけるだけ。
関係性図
- 誰と誰が、何と何が関係しているかの関係性
グループ間の関係性や位置関係を表現できます。
作成方法
「挿入」→「図形」→図形を選択
図形を配置し線でそれぞれの図形をつなぎ合わせます。
対立・交換図
- give＆takeの表現
- 物やサービスの移動を表現
グループ間の物・サービスの移動を表現することができます。
作成方法
図形を配置し、矢印を交互に配置
注意点
矢印の大きさを変える際は縦横比を固定したまま変更しましょう。縦横比が崩れると不格好な矢印ができあがります。
矢印の詳しい作成方法や上手な使い方に関しては【極矢印デザイン】パワーポイントで矢印図形を使いこなすコツ｜作成方法9種解説！で紹介。
マトリックス図
- 2軸を設定し、軸を基準に分類したい。（重要・非重要、緊急・非緊急など）
競合他社の比較、タスクの整理
四象限、ポジショニングマップなどといわれるものです。
2軸を基準にできるので、複数の情報を整理する際に有効です。
作成方法
スマートアートから作成可能
スマートアートの使用方法も解説していきます。
「挿入」→「スマートアート」を選択
「マトリックス」から選択
左側からテキスト入力すれば、右側の図形にテキストを配置できる。
テキストが上手く配置されないことも多いので図形に変換してから使用するのも良いです。
「変換」→「図形に変換」を選択すれば、図形のみにすることができます。
図形に変換できました。
スマートアートは種類が豊富。150種類以上の図解パターンが準備されています。
・スマートアートで時短。
・有効活用していきましょう。
状態・構造を表す図解パターン｜表・整理・共通点・上下
表
- グループ毎にまとめ分類する
- 写真を掲示しその説明を写真毎に表示する
表を使用し要素を整理する際に使用します。
並列関係にある要素をグループにまとめ表現したいときに有効ですね。
作成方法
スマートアートの「リスト」から選択できます。
ベン図
- それぞれの要素の重複関係を示す。重なり合った部分が重要。
ベン図と言われる図解です。
それぞれの別の要素が重なり合うことで、価値が生まれる様子やどことどこの役割が重複しているかを表現したいときに有効です。
作成方法
スマートアートで作成可能です。
要素の違いを目立たせたい場合は、色の変更を行いましょう。
「スマートアートのデザイン」→「色の変更」
色の変更も可能です。
ターゲット図
- 最も中心になる部分が、何で構成されているか
作成方法
スマートアートで
「集合関係」の中から選択
ピラミッド図
- 関係性の上下を表す
- ボリュームを表す
馴染みのある図解ですね。
階層構造を表現するときに使われ、ピラミッド図と言われます。
作成方法
スマートアートから「ピラミッド」で選択できます。
ピラミッド図形は簡単に自作することもできます。
自作したほうがキレイなピラミッドができますよ。
ロジックツリー
- 原因を深堀りしたい。
- 一つの要素を複数に分ける
ロジックツリーとも言われるものです。
ある問題に対して原因を「なぜ？」と繰り返していくことで深堀りし、真の原因を見つけるために使用されたりします。
その他にも、一つの要素を小さく分けていくことができるので最終目標→長期目標→中期目標→短期目標のように切り分けることができます。
作成方法
スマートアートから「階層構造」から選択できます。
変化を表す図解パターン｜プロセス・循環・ステップ
プロセス図
- 成長過程
- プロセス
比較的シンプルなプロセス図です。
時系列で作業工程を表したり、成長過程を表現するのに良いですね。
どちらもスマートアートで作成しています。
作成方法
スマートアートの「手順」にあります。
サイクル図
- PDCAサイクル
- 作業工程
循環を表現することができ、元の場所にもどってくる表現をしたいときに有効です。
作成方法
スマートアートから「循環」を選択。循環だけでも複数あります。
今回のこちらの図解の矢印は「図形」の「円弧」で描いています。
円弧の描き方は【極矢印デザイン】パワーポイントで矢印図形を使いこなすコツ｜作成方法9種解説！
ステップ図
- 段階的にステップアップする表現をしたい。
- レベルに応じた内容を表現したい。
階段状の図解で、ステップ1・ステップ２・ステップ３のように表現することで、段階を踏みながらステップアップする表現をすることができます。
作成方法
スマートアートから「手順」で選択することができます。
まとめ
文字だけのスライドにしてしまうと、読み込む必要があり即座に理解することが難しくなります。
文章が多くなってしまう場合は文章を図解にできないか？を一度考えましょう。
図解にすることでのメリットは２つ
- 複雑な情報をわかりやすく伝えることができる
- プレゼンがしやすくなる
図に置き換えることで、文章を減らすことができ、さらに図は右脳を刺激し直感的に内容を理解できるようになります。
文章だとそれぞれの関係性を表現するのが難しくなります。
図や矢印で図解することで文字だと理解に数分必要なスライドも、10秒で理解できてしまいます。
図解にすることで、プレゼンにメリハリもつき眠くなりにくくもなりますね。
このスライドは図解にできないか？
を再度検討してみましょう。
その他のメリットとしてプレゼンテーター側としてもプレゼンがしやすくなります。
図解にしておけば、図に沿って説明していけば良いので、その日の緊張状態や体調に左右されることもありません。
さらにダラダラ文字を読むプレゼンを避けることができ、聴者の興味をひくことができます。
図解はメリットが多いのでぜひ実践してみましょう。
図解を作成する上では、図解のパターンを知っておくと作成しやすくなります。
パターンは大きくわけると３つ
- 状態・構造
- 関係
- 変化
この３つのどれにあてはまるかを考え、その中からさらに適した図解を選択します。
型を作成する上ではパワーポイントのスマートアートが有効です。簡単に図に置き換えることができるので実践してみましょう。
図解テンプレートで楽することも可能。
あてはめるだけで素速く伝わる図解が作成できますよ。
「もっと図解作成を簡単に行いたい！」という方におすすめなのが図解テンプレート
無料でもお使いいただけますので、ぜひご活用ください。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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