スライド完成しいざプレゼンの場面！
しかしこんな不安・悩みはありませんか？
・緊張して頭が真っ白になり何も喋れなくなりそう。
・いつもプレゼンでは自分が今何を話しているかわからなくなる。
・スライドを簡潔にし過ぎて何を話せば良いかわからなくなる。
・発表中にすぐに確認できるカンペが欲しい。
このような悩みは誰しも一度は経験したことがあるはず。
特に、プレゼンに不慣れな学生や新人ビジネスマンには多いと思います。
せっかくスライドを良いものに仕上げても実際のプレゼンの場面で
- 自信のない声になってしまう
- 話しを忘れて止まってしまう
となると聴者に不安を与え、伝えるべきことが伝わらなくなります。
その結果、成約に結びつかなかったり、企画が通らなくなってしまいます。
しかし安心してください。
パワーポイントの「ノート」機能を使えばスライドショーの画面でカンペを確認しながらプレゼンすることができます。
この記事ではパワーポイントのノート機能の使い方を詳しく解説。
プレゼン時のスライドショーでPC画面に表示させる方法も紹介します。
この記事を読み「ノート」を使いこなすことができれば、プレゼン時に頭が真っ白になっても安心。
自信をもってプレゼンに挑むことができるようになります。
その結果流暢にプレゼンすることができ聴者を惹きつけることができます。
伝わるプレゼンにするためにもぜひ「ノート」を有効活用していきましょう。
・保険的にもカンペを出しておくと安心。
・ノート機能を有効活用していきましょう。
ノートは配布資料として印刷する際に補足説明としても有効に活用できます。
【発表も安心】パワーポイントをノート付きで印刷する｜複数スライド＋ノート印刷で紹介しています。
スライド作成は時間がかかる。
「テンプレート」を活用し時間を短縮し、オシャレなデザインに仕上げていきましょう。
無料で使うこともできるので参考にして下さい。
パワーポイントのノート機能の目的は３つ
ノートの使い方は目的によって大きく3つあります。
- プレゼン時のカンペとしての活用
- スライド作成時の下書きとして活用
- 配布資料の補足説明としての活用
プレゼン時のカンペとして活用
最も一般的な使われ方はプレゼン時のカンペとしての使い方です。
プレゼンはどうしても緊張してしまうので、話す内容が飛んでしまいがち。
ノートに伝えるべきことをメモしておけば、確認しながらプレゼンを行うことができます。
手元のPCの右下にカンペが表示されます。（実際のスクリーンには投影されない）
スライド作成時の下書きとして活用
2つ目の使い方として、スライド作成段階で記載する内容をノートに思いつくままに書き出す。
下書きとしての活用です。
ノートにスライドの構成案や情報を出し切りそこからスライドの中身を作っていくこともできます。
考えをまとめずにすぐにスライド作成にとりかかると伝わらないスライドになりやすいので、ノート機能を使って考えをまとめておくのも良いですね。
思考を整理するのに一番のおすすめはマインドマップ。パワーポイントでも作成することができます。
【思考整理】パワーポイントでできるマインドマップ作り方｜無料テンプレート紹介も参考にしてください。
配布資料の補足説明としての活用
発表スライドをそのまま配布すると情報量が少なく、資料だけをみても理解できないことがあります。
配布資料を別で準備するのも良いですが、中々時間がとれないもの。
そんなときはノートにスライドの補足説明を記載。
スライドと補足説明を一緒に印刷して渡すことで理解しやすい資料となります。
Wordにエクスポートすればスライドの右側にノートに記載した補足情報を載せることができる。
補足説明付きの印刷の方法は【発表も安心】パワーポイントをノート付きで印刷する｜複数スライド＋ノート印刷で解説しています。
ノートは台本やカンペとしての使用以外にも構成時のメモや
印刷時の補足情報としても使用できる。
パワーポイントノートの使い方
パワーポイントでのノートの使い方について詳しく解説していきます。
ノートに文字を入力する方法
ノートはメインスライドの下部にある枠から簡単に入力することができます。
ノートは各スライドごとに入力することができます。
ノートに入力すれば
- 発表中に読む
- 配布資料の補足説明として載せる
ことができるようになります。
ノートが表示されないときの対処法
注意点としてデフォルトの状態ではノートが表示されないこともあります。
ノートを表示するにはスライド下部にある「ノート」のタブを押してください。
「ノート」を押すと
ノートが表示される
ノートの文字サイズを大きくしたい場合
ノートの文字サイズは通常スライドのサイズ変更のように設定できません。
文字サイズを変更するにはノート部分で
Ctrl押しながらマウスホイールを上下に転がす
見やすいサイズに調整していきましょう。
ノートを非表示にしたい場合
ノートが大きく表示されている状態だと、メインスライドの表示範囲が狭くなり扱いにくくなります。
不要であれば非表示にしていきましょう。
非表示にするにはメインスライド下部にある「ノート」タブをクリック
非表示になりメインスライドが大きく表示されるようになります。
ノートを一括削除する方法
ノートが不要になり削除したいときにスライド1枚1枚を削除していては時間がかかります。
一括で削除する方法を紹介します。
一括削除方法
「ファイル」→「情報」→「問題のチェック」
「ドキュメント検査」を選択
保存をすすめる画面がでるが削除するだけなら保存する必要はない
「プレゼンテーションノート」にチェック→「検査」
ノートの情報を「全て削除」にすると
全スライドのノートが削除されます。
パワーポイント作成は時間がかかるものなのでなるべく作業時間を短縮したいですね。
作業を効率的に行い時短するために必要な機能はたくさんあります。ぜひ覚えましょう。
プレゼン用のカンペとして使用するときのポイント
プレゼン時のカンペとしてノートを使用する際に、一言一句ノートに書いたことを読み上げる方がいますが
あまりおすすめできません。
読み上げるとどうしても棒読みになってしまい、感情が入らず聴者の心が動きにくい。
また長文にしてしまうと、読んでいる場所を見失った場合に慌ててしまいます。
慣れないうちは難しいかもしれませんが、慣れてきたらノートには
- 話すべき要点を箇条書きでまとめる
- 情報の補足を記載する
程度に留めます。
ただ読み上げるのではなく話す内容を思い出すものとして補助的に使っていきましょう。
プレゼン時の使い方
プレゼン時に手元にノートが表示されると協力な安心材料になります。
頭が真っ白になってもノートを見れば話す内容を思い出すことができますね。
表示方法を解説していきます。
発表者ツールで手元に表示する方法
表示方法
「スライドショー」→「発表者用ツールを使用する」にチェックを入れるだけ
簡単ですね
スライドショーを起動
スライドショーはショートカットキーを使うと便利
F5で最初から
Shift+F5で選択したスライドから
スライドショーが開始されたら左下の「・・・」マークを押し「発表者ツールを表示」にすると
手元のPCの画面でノートに入力した内容を確認することができます。
スクリーンに投影されちゃわない？
と思うかたも多いと思いますが大丈夫です。
スクリーンには投影されないので安心してください。
・カンペを見て話す内容を思い出すことができ安心です。
・補足情報をのせておけば質問にも答えやすい。
PC画面ではなく手元の資料を読んだほうが良いという方はノート付きの資料を作成することができます。【発表も安心】パワーポイントをノート付きで印刷する｜複数スライド＋ノート印刷を参考にしてください。
表示サイズを変更することもできる
発表者ツールに表示される文字はデフォルトだと小さく読みにくい方もいるかもしれません。
読みにくければ、発表者ツールを表示し下部にある文字サイズ変更ボタンを押せば調整可能です。
まとめ
今回は「ノート」の活用方法について解説させていただきました。
ノートの目的は大きく3つ
- プレゼン時のカンペとしての活用
- スライド作成時の下書きとして活用
- 配布資料の補足説明としての活用
１つ目プレゼン時のカンペとしての活用。
緊張で頭が真っ白になってもノートにカンペを書いておけば思い出すことができます。
安心材料となるので、自信をもってプレゼンに望むことができます。
2つ目はスライド作成の前段階としての活用。
スライドの構成案や盛り込む情報などの下書きをノートに記載するとスライド作成が行いやすくなります。
3つ目は配布資料として印刷する際に補足説明として表示させる。
補足説明を追記することで資料を理解しやすくなります。
基本的な使い方としては
ノートの表示は画面最下部の「ノート」を押せば表示させることができます。
ノートに記載した内容を一括で削除する方法も紹介。
「ファイル」→「情報」→「問題のチェック」から一括で削除可能。
プレゼン時のカンペとして使用する際は「スライドショー」→「発表者ツールを使用する」にチェックをしておけばプレゼン時のPC画面にノートで記載した内容が表示されるようになります。
ノートはプレゼン時にはカンペとして重宝し、スライド作成する上では構成の下書き、配布資料では補足説明とかなり有効に活用することができるのでぜひ覚えて活用していきましょう。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
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